Mniejszy ruch w godzinach porannych na drogach, czy w komunikacji miejskiej? Świadczy to o tym, że sezon urlopowy można już uznać za otwarty! Skoro czas na urlop to warto zaplanować podróż i teraz pytanie, czy można do takiego wyjazdu wykorzystać auto służbowe?
Samochód firmowy dla pracownika – dodatkowy koszt czy opłacalna inwestycja?
Pracodawcy chcąc podnieś atrakcyjność warunków pracy często podejmują decyzję o możliwości wykorzystania pojazdów służbowych do prywatnego użytku pracowników. Badania pokazują, że na wykorzystywanie aut służbowych poza celami służbowymi zezwala prawie 86% pracodawców a 36% z nich w żadne sposób nie ogranicza wykorzystania samochodu służbowego. Oznacza to, że pracownicy korzystają z aut bez konieczności przestrzegania limitu kilometrów czy napraw w przypadku usterki.
Czy użyczenie samochodu służbowego może oznaczać dla pracodawców zwiększone koszty? Wszystko zależy od polityki firmy i może stanowić przecież element systemu motywacyjnego.
Użyczenie samochodu: element systemu motywacyjnego dla pracownika
Pracownik, który oczekuje podwyżki może okazać się dużo bardziej zmotywowany kiedy otrzyma możliwość korzystania z auta służbowego, również w celach prywatnych, niż kiedy np. ma otrzymać podwyżkę. Przy podwyżce 1000 zł netto pracodawca ponosi realny koszt na poziomie 1600 zł. Ta sama kwota 1000 zł przeznaczona na ratę wynajmu samochodu firmowego nie generuje żadnych dodatkowych kosztów i można odliczyć ją od podatku. Poza tym dodatkowym aspektem takiego rozwiązania jest zwiększenie odpowiedzialności pracownika za auto. Wiedząc, że może je wykorzystywać również prywatnie pracownik będzie starał się utrzymać je w czystości oraz dobrym stanie technicznym.
Samochód firmowy do celów prywatnych ? czy są ograniczenia?
Być może warto pomyśleć nad ryczałtem samochodowym, który korzyści przynosi obu stronom. Pytanie, czy istnieją i jeśli tak to jakie, ograniczenia z wykorzystaniem pojazdów służbowych do celów prywatnych. Takie informacje powinny być zawarte w polityce flotowej firmy m.in. w zakresie ubezpieczenia, pokrycia kosztów eksploatacji, czy wyjazdu na wakacje np. za granicę.
Najczęściej kiedy firma decyduje się na użyczenia auta służbowego do celów prywatnych pracownikom nie zabrania również wyjazdów wakacyjnych za granicę. Często jednak zezwolenie takie obwarowane jest limitami. Podstawowy wiąże się z ograniczeniami dotyczącymi paliwa. W celu optymalizacji kosztów oraz zminimalizowania wydatków na tankowanie auta podczas prywatnych podróży, pracodawcy mogą wprowadzić szczegółową ewidencję wyjazdów i określić limit paliwowy. W sytuacji jego przekroczenia, nadwyżkę pracownik będzie musiał pokryć z własnej kieszeni.
W celu uniknięcia niedomówień firmy decydują się na zamontowanie w autach przełącznika jazdy służbowej/prywatnej. Takie rozwiązanie oferuje m.in. Flotman w ramach systemu zarzadzania flotą. Urządzenie jest montowane w desce rozdzielczej samochodu i pomaga w rozróżnieniu typów przejazdów. Jeżeli pracownik w danym czasie wykorzystuje samochód do jazdy prywatnej wtedy przełącza przełącznik w stan „jazda prywatna”, a system dostaje powiadomienie. Jeżeli samochód ma być wykorzystany służbowo wystarczy, że przycisk zostanie przełączony w tryb „jazda służbowa”. Dla pracodawcy jest to o tyle wygodne rozwiązanie, że systemie zarzadzania flotą może szybko wygenerować raport, który pokaże mu zestawienie przejazdów służbowych i prywatnych w wybranym przedziale czasu. To w dużym stopniu ułatwia firmie zarządzanie i rozliczanie rodzajów przejazdów w ramach samochodów służbowych.
Co w przypadku kiedy z jednego auta korzysta kilku kierowców? Jak rozróżnić, który z nich w danym czasie wykorzystywał auto do przejazdów prywatnych? Rozwiązaniem jest tzw. pastylka Dallas. Wystarczy zamontować w aucie czytnik i każdego kierowcę przypisać do jego pastylki. Dzięki temu, w systemie Flotman, informacja o kierowcy samochodu i odnotowanie tego faktu odbywa się bezobsługowo. Poza tym w przypadku niezalogowania pastylki system jest wyposażony w sygnalizator dźwiękowy ostrzegający o przejeździe bez identyfikacji kierowcy oraz celu przejazdu, alarmy są odnotowywane w aplikacji, jest możliwość ustawienia powiadomień
A co w sytuacji kiedy auto służbowe w trakcie wyjazdu wakacyjnego będzie uczestnikiem kolizji, czy wypadku? Bardzo często firma ustala zasady dotyczące odpowiedzialności. W większości przypadków pracodawcy pokrywają koszty ubezpieczenia samochodu, wykupując polisy OC i AC, pokrywające wszystkie szkody, także te powstałe z winy pracownika. Może się jednak zdarzyć, że firma obciąży pracownika kosztami, których nie pokryje ubezpieczyciel, spowodowanymi ucieczką z miejsca wypadku czy prowadzeniem samochodu w stanie nietrzeźwości.
Kto może jeździć prywatnie autem służbowym
Pracodawca ma prawo zastrzec, że tylko pracownik, któremu użyczył samochód firmowy do celów prywatnych, może być jego kierowcą. Taki zapis najczęściej znajduje się w polityce flotowej firmy. Konsekwencje nieprzestrzegania tego zakazu może prowadzić nawet do wypowiedzenie umowy, w łagodniejszej wersji do odebrania pojazdu służbowego. I bardzo ważna rzecz przy wyjeździe za granicę – należy także pamiętać o uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia na prowadzenie pojazdu za granicą. Taki dokument może być wymagany, np. kiedy auto jest przedmiotem leasingu.
Użyczenie samochodu służbowego do wyjazdów zagranicznych jest możliwe i to na bardzo korzystnych dla pracownika warunkach. Oczywiście przy planowaniu wyjazdu wakacyjnego należy stosować się do zapisów polityki flotowej firmy i ściśle się ich trzymać. Pozwoli to uniknąć zbędnych problemów oraz w pełni cieszyć się wypoczynkiem.